Sai cosa è la digitalizzazione aziendale? Sai come puoi digitalizzare nella pratica la tua azienda? In questo articolo ti spiegherò proprio questo! Alcuni programmi e tool gratuiti e freemium che ti aiuteranno a velocizzare il lavoro aziendale, gestire i tuoi contatti, analizzare dati, gestire dipendenti e tanto altro!
INDICE
Cosa è la digitalizzazione e come posso applicarla?
La digitalizzazione è la pratica di utilizzare strumenti digitali su PC aziendali (in locale o in cloud) per migliorare il flusso di lavoro aziendale, velocizzandolo, ottimizzandolo rendendolo quindi un sistema virtuoso e controllabile nelle prestazioni. Bisogna dire che la digitalizzazione è una parola di cui in questi anni si è fatto davvero abuso… E non lo scrivo in maniera dispregiativa… Ma lo sottolineo perché negli ultimi anni se ne è parlato tanto, ma nella pratica, questa digitalizzazione non viene ancora utilizzata, o meglio, da molti non viene adottata!
Se per le imprese che si possono considerare grandi, è facile avere un gruppo di persone che si dedica e gestisce la digitalizzazione interna aziendale, per la piccola media impresa ovviamente non è così, e non solo è difficile trovare la figura addetta a gestire la digitalizzazione interna aziendale, ma diventa molto difficile lo step successivo, cioè modificare tutto il flusso di lavoro rendendolo digitale.
Applicare la digitalizzazione nella aree di lavoro
Per questo, visto la mia esperienza con le aziende nel cercare di digitalizzare il loro flusso di lavoro, mi sono deciso a fare questo articolo, e a spendere i miei “due centesimi” per dare dei consigli utili, nella pratica. Innanzi tutto dobbiamo comprendere quali siano le aree dove applicare la digitalizzazione aziendale e comprendere quali strumenti gratuiti o freemium si possono adottare (freemium significa quegli strumenti che partono dall’essere gratuiti di base e hanno un costo se si vogliono funzionalità maggiori). Con questi strumenti si può digitalizzare al meglio la nostra azienda o un’area specifica della stessa.
Quindi è possibile che in alcune aree tu utilizzi già uno strumento valido, che usi con successo assieme ai tuoi colleghi o dipendenti, ma magari in altre aree che andremo a vedere “stai a zero” e non viene utilizzato nessun programma digitale. Altro scenario potrebbe essere quello in cui vuoi semplicemente cambiare il software utilizzato e migliorarlo, magari per esempio perché potresti scoprire che gli diversi strumenti tra loro potrebbero essere interconnessi, e quindi avere un vantaggio nella gestione dei dati.
Digitalizza la comunicazione interna aziendale
Ma veniamo quindi al dunque, e vediamo quali sono le aree amministrative dove possiamo usufruire di tool, programmi, per attuare la nostra digitalizzazione nell’azienda. La prima importante area di cui vi voglio parlare dove la digitalizzazione può davvero fare la differenza, e nella maggior parte dei casi non viene presa in considerazione uno strumento adatto, è la comunicazione interna aziendale!
In molte aziende infatti vengono utilizzati strumenti come le comuni mail, in altre ancora numeri di telefono personali con chiamate telefoniche o addirittura chat personali come WhatsApp o simili. Il problema è che sebbene questi siano strumenti effettivamente efficaci nell’immediato, ed in alcuni casi anche digitali, devi capire che ci sono strumenti adatti, che possono fare la differenza per svariati motivi.
Slack
Quello che mi sento di consigliarti quindi per gestire le comunicazioni interne aziendali in ambito digitale è uno strumento professionale, utilizzato anche da grandi aziende per tutte le comunicazioni interne, che presenta tutta una serie di vantaggi che vedremo di seguito, sto parlando di Slack!
Slack non è altro che è una “semplice chat” (per definirla in parole semplici) ma divisa per argomenti, nei quali l’amministratore può invitare degli utenti (dipendenti o colleghi ad esempio) e quindi dividere le chat per argomenti specifici (reparti magari), assegnarla a determinati utenti, e inoltre salvare tutte le comunicazioni interne aziendali!
Slack poi ha tutta una serie di funzionalità avanzate, che vanno dalle più comuni e conosciute nel loro utilizzo (come i messaggi vocali) fino a funzionalità di rilievo, adatte per determinati settori e scenari precisi. Grazie a delle API (application programming interface) proprietarie può collegarsi a tanti servizi esterni, e quindi usufruire di una serie di vantaggi aggiuntivi.
Ad esempio si può attivare il collegamento a Drive di Google (utile a salvare file o ritrovare del materiale condiviso) o connettersi a diversi altri servizi come quelli nella foto sopra. Per capire meglio il suo funzionamento vi consiglio di vedere il video sopra per conoscere dettagli e comprendere come utilizzarlo.
Digitalizza la contabilità e parte dell’amministrazione
La seconda area di cui ti voglio scrivere qui, dove credo sia uno snodo centrale per l’azienda, che si può velocizzare, e rendere molto più comoda la lavorazione/gestione è l’area amministrativa finanziaria /contabilità. Quest’area è relativa quindi alla gestione delle fatture, dei preventivi, note di credito e altri documenti amministrativi.
Per la gestione di questi documenti ci sono soluzioni digitali con dei software che sono in parte freemium o addirittura Open source, e in alcuni casi del tutto a pagamento. Cerchiamo quindi innanzi tutto di capire le differenze, e quali tra queste soluzioni, a mio parere, si possono considerare tra le migliori per funzionalità, integrazione ed utilizzo.
SDiPEC
Partiamo subito con il primo software, quello Open Source, e quindi totalmente gratuito! Sto parlando di SDiPEC. Questo software per la digitalizzazione aziendale è forse la migliore proposta Open Source per la gestione della fattura elettronica che c’è attualmente online.
Il programma per funzionare si basa quindi sulla PEC per mandare la fattura elettronica, quindi i dati dell’xml del file che viene creato vengono spediti senza usufruire di nessun intermediario con codici annessi. Come puoi vedere tu stesso qui nella foto dello screenshoot del video sopra, nella home page, oltre che scaricare programma gratuitamente, viene riportato in chiare lettere “invia e ricevi le tue fatture elettroniche gratis, in autonomia e senza intermediari“!
Ciò significa che non ci sono costi se non quello della PEC che ovviamente come sai è obbligatoria per chi possiede Partita IVA. Nella pagina delle funzionalità si possono vedere tutta una serie di funzionalità, tutte illimitate e tutte gratis. Per ulteriori dettagli ti invito a visionare il video sopra.
Fatture In Cloud
Il secondo software che ti voglio proporre è un software NON Open Source, è a pagamento, ma a mio parere presenta dei grossi vantaggi, specialmente nella facilità di utilizzo, nell’integrazione con altre piattaforme, e nel grosso vantaggio del Cloud, sto parlando di Fatture in Cloud.
Fatture in Cloud è uno dei migliori software a pagamento per la gestione della fatturazione elettronica per tre motivi principali:
- Facilità di utilizzo: si presenta con un’interfaccia di facile comprensione;
- Cloud: ovviamente è l’altro grosso vantaggio, il suo utilizzo in Cloud permette di collegarsi da qualsiasi posizione voi siate;
- Interconnessione: Sfrutta delle API per connettersi a diversi altri servizi utili a migliorare il flusso di lavoro e automatizzare la creazione delle fatture!
I costi della piattaforma sono esigui e partono da 8 Euro al mese per il regime forfettario. Pagando di più si può accedere a funzionalità avanzate utili a seconda delle necessità e del settore in cui operiamo. Per ulteriori dettagli vi invito a visionare il video sopra.
Digitalizza e utilizza un CRM
Terza e ultima area di cui ti voglio parlare, in cui la digitalizzazione può davvero fare la differenza, è quella relativa alla gestione dei dati dei clienti. Grazie a questi dati infatti è possibile fare marketing e analisi dei dati stessi, utilizzando quindi un software chiamato CRM (Approfondisci su Wikipedia).
Un CRM è una piattaforma che aiuta quindi la gestione dei contatti dei clienti, il recupero dei lead, (Se non sai cosa sono i lead ti metto qua un link ad un articolo che te lo spiega) all’utilizzo degli stessi contatti per poter fare pubblicità attraverso mail Marketing, o altri metodi.
CRM in Cloud
Il primo che ti segnalo è il “fratello” di Fatture in Cloud (il software visto sopra), CRM in Cloud è sviluppato dalla stessa Software House, ed è una delle soluzioni che ha fatto della semplicità e della funzionalità in Cloud, due vantaggi chiari rispetto a aventuali concorrenti.
La cosa fantastica è la possibilità di integrare CRM in Cloud con Fatture in Cloud e quindi avere i contatti sincronizzati tra le due piattaforme. I costi partono da €9 al mese fatturati annualmente, quindi da 108€ all’anno. Il programma ha tutta una serie di funzionalità che ti invito ovviamente a guardare con calma visitando la sua pagina. Nel video poi trovare ulteriori dettagli.
Fluent CRM
Il secondo CRM che ti voglio consigliare e che parte da una versione gratuita, al contrario di CRM in Cloud, dando già delle funzionalità di base sufficienti per una gestione ottimale e per fare della pubblicità gestendo contatti e acquisendo dei lead è Fluent CRM.
Fluent CRM è un CRM installabile su un qualsiasi sito WordPress, una piattaforma Open Source (quindi gratuita anch’essa) e ti permette di avere lo stesso vantaggio di CRM in Cloud, quindi utilizzabile da qualsiasi piattaforma anche lui, e alcune funzionalità di base di rilievo.
il CRM quindi come accennato è installabile su WordPress (cos’è WordPress). Questa operazione puoi farla in autonomia o farla fare a un professionista (Guarda Webita SITE ;)). Ti ricordo che WordPress è uno dei CMS più utilizzati dai webmaster per creare siti web, quindi probabilmente se hai già un sito web, anche quello è stato creato con WordPress.
Oltre il lavoro in sé che viene fatto per installare WordPress e l’installazione di Fluent CRM, più e il pagamento del servizio hosting annuale, non avrai altre spese!
Tra le funzionalità principali di questo software puoi trovare la gestione dei contatti, con la creazione degli stessi manualmente o anche con una funzione di import/export. Avrai la funzione relativa alla creazione e l’invio di newsletter a determinate liste selezionate dei tuoi contatti, ed una sezione di reportistica dove potrai capire quante persone hanno letto una mail inviata o quante hanno cliccato sul link inserito nella mail, ti invito a visionare il video sopra per capire meglio le funzioni.
Come avrai capito quindi, online (per nostra fortuna) ci sono delle soluzioni che possiamo considerare “Premium” anche se gratuite e Open Source, che ci permettono di digitalizzare almeno in parte quelli che sono i flussi di lavoro che ci sono in azienda. Certo, quelle che ti ho mostrato sono solo alcune delle soluzioni che si trovano online, ma spero che già con questi tool gratuitamente o con qualche euro al mese, tu possa avere degli strumenti utili per gestire i flussi interni aziendali.
Alleggerire il lavoro di alcuni dipendenti o colleghi e spostare la concentrazione verso l’ottenimento di altri traguardi, quindi non perdere tempo con la gestione aziendale all’interno, può portare solo benefici alla tua azienda. Fammi sapere quale strumento utilizzi, se utilizzi già uno e scrivilo qui nei commenti sotto. Ti ricordo inoltre di seguire Webita su YouTube, TikTok LinkedIn o Facebook trovi i contatti social sotto 🙂
